MENGENAL DAN MENGGUNAKAN EMAIL
A. Mengenal dan menggunakan email:
Email singkatan dari elektronik mail yg artinya surat elektronik. Email dikirim bukan melalui kantor pos atau jasa pengiriman tetapi melalui jaringan internet dan semuanya slalu berhubungan langsung dengan internet. Melalui email kita dapat mengirim surat elektronik baik berupa teks maupun gabungan dengan gambar, yang dikirimkan dari satu alamat email ke alamat lain di jaringan internet. Apabila kita mengirim surat melalui email kita dapat memperoleh beberapa keuntungan.
Antara lain, dengan menggunakan email surat (informasi) yang kita kirim ke alamat email lain akan secara langsung diterima, selain itu biaya yang kita keluarkan cukup murah bahkan bisa di bilang geratis.
Sebuah alamat email biasanya memiliki format semacam username@host.domain. Saat ini ISP yang menyediakan layanan pembuatan email secara gratis adalah gmail.com, yahoo.com, plasa.com dll. Sebagai contoh kita membuat email melalui yahoo.com.
1.Pengertian email:
Email adalah cara berkomunikasi paling praktis pada jamannya. Tidak perlu perangko, tidak perlu pergi ke kantor pos dan tidak perlu biaya. Kamu bisa berkomunikasi dengan teman atau keluarga dimanapun mereka berada dengan cepat, asalkan ada koneksi internet. Berikut ini WinPoin akan memberikan penjelasan bagaimana carakerja
2.Jenis-jenis email:
Webmail (Web-based email)
Banyak layanan yang menyediakan web-based email client seperti Gmail, Yahoo, Outlook dan sebagainya. Ini memungkinkan user untuk login ke akun email dengan menggunakan web browser yang bisa mengirim dan menerima pesan. Pesan pada umumnya tidak di download oleh client, jadi kita tidak bisa membaca email tanpa koneksi internet.
POP3
POP3 adalah singkatan dari Post Office Protocol 3. Pada akun email POP3, pesan email di download pada device client (contohnya seperti komputer) dan mereka telah dihapus dari mail server. Jadi akan sulit kalau kamu ingin melihat atau menyimpan email di banyak device. Selain itu pesan yang kamu kirim dari komputer atau device tidak akan disimpan atau disalin pada folder Sent. Pesan akan dihapus dari server untuk membuat space bagi pesan yang masuk. POP mendukung simple download and delete requirements untuk mengakses remote mailboxes. Meskipun banyak client POP yang memiliki pilihan untuk meyimpan email di server setelah mendownloadnya, tapi kebanyakan email client menggunakan POP3 hanya untuk menghubungkan, menerima semua pesan, menyimpannya di client device sebagai pesan baru, menghapusnya dari server dan kemudian disconnect.
IMAP email server
IMAP adalah singkatakn dari Internet Message Access Protocol. Dengan adanya akun IMAP, akun user memiliki akses ke folder email yang ada di mail server dan bisa digunakan di berbagai device (contohnya smartphone) untuk membaca dan membalas pesan, selama device memiliki akses ke server. IMAP akan menampilkan header dari pesan, sender dan subject pada device, kemudian device diminta untuk mendownload bagian tertentu.
3.Cara Kerja Email
Untuk memudahkan kita dalam memahami cara kerja email, WinPoin akan menggunakan ilustrasi.

Ketika kamu mengirimkan email, entah apapun isinya, kamu harus memiliki alamat email dalam mentuk nama@domain.com. Sebagai contoh, WinPoin memiliki email admin@winpoin.com. Email akan dirikim oleh client ke mail server via Simple Mail Transfer Protocol. Server SMTP bisa diibaratkan seperti kotak pos, yang memeriksa perangko, alamat dan akan membantu kamu untuk mengirimkannya.
4.Variasi Bentuk Komunikasi Dengan E-mail
a. Point to Point
Maksudnya adalah mengirimkan e-mail langsung ke sebuah alamat tertentu. Di Indonesia terdapat kesepakatan di antara mereka yang sering berkirim e-mail bahwa cara ini dinamakan japri, singkatan dari jalur pribadi.
b. Carbon Copy / Cc
Pengertian Carbon di sini analog dengan kertas karbon yang digunakan ketika kamu mengetik surat (dengan mesin tik konvensional) menggunakan kertas karbon untuk mendapatkan salinan dokumen. Maksudnya adalah sebuah e-mail, selain ditujukan ke sebuah alamat utama juga dikirimkan tembusannya ke alamat lain. Biasanya alamat utama kita tuliskan pada bagian yang diawali dengan To, sedangkan alamat tembusannya dituliskan pada bagian Cc.
c. Blind Carbon Copy/Bcc
Ini adalah variasi dari Cc. Dengan Cc, penerima e-mail yang alamat e-mail-nya dituliskan pada bagian To oleh si pengirim bisa melihat kepada siapa atau kepada alamat e-mail mana saja e-mail yang diterimanya itu dikirimkan sebagai tembusan. Hal ini terjadi karena ia bisa melihat alamat-alamat tembusan pada bagian Cc e-mail-nya.
Kadang-kadang ada saatnya ketika kamu mengirimkan sebuah e-mail kepada seseorang tetapi kamu tidak ingin orang tersebut tahu bahwa kamu juga mengirimkan tembusannya kepada alamat e-mail orang lain. Untuk itulah digunakan Bcc. Beberapa e-mail client menyediakan bagian Bcc, selain To dan Cc. Pada Outlook Express versi 5.01, bagian Bcc baru bisa tampak bila kita masuk ke sebuah e-mail baru dan mengklik pilihan View dan All Headers.
d. Distribution List
Distribution List adalah sebuah cara berkomunikasi dengan menggunakan e-mail secara satu arah. Biasanya ini dibuat oleh orang yang berkepentingan untuk menyebarluaskan informasi tertentu (pengumuman, berita harian, update mengenai perkembangan suatu proyek, buletin, jurnal, dan sebagainya), namu tidak mengharapkan adanya respon dari para penerima e-mail-nya. Untuk itu sebuah alamat tertentu khusus untuk keperluan ini harus dibuat. Bila pengelola distribution list mengirimkan sebuah e-mail ke alamat tersebut, maka alamat itu aan mem-forward e-mail tadi ke semua alamat e-mail yang menjadi pelanggan (subscriber) dari distribution list. Untuk menjadi pelanggan, para calon pelanggan diminta untuk mengikuti prosedur tertentu yang ditetapkan oleh si pengelola. Cara lain, pihak pengelola yang memasukkan alamat e-mail mereka ke basis data pelanggan secara manual.
e. Discussion List
Discussion List seringkali juga disebut mailing list atau lebih populer dengan milis. Pengertiannya hampir sama dengan distribution list, namun milis memungkinkan siapa saja yang tergabung menjadi anggota untuk mengirimkan respon terhadap sebuah e-mail. tidak semua orang bisa bergabung ke dalam sebuah milis. Ada milis yang dibuka untuk kalangan terbatas, sementara banyak yang keanggotaannya terbuka untuk siapa saja. Untuk dapat tergabung ke dalam sebuah milis, seseorang harus melaukan proses subscription (mendaftar) dengan suatu prosedur tertentu. Seringkali proses ini tidak memerlukan intervensi seorang administrator yang mengelola milis, baik untuk menyetujui atau menolak permohonan menjadi anggota milis. Milis yang seperti itu tentu adalah sebuah milis yang terbuka bagi siapa saja untuk bergabung.
Anda dapat menggunakan interface webmail atau email client untuk mengakses akun email anda. Jika anda membutuh konfigurasi untuk email klien, silahkan mengunjungi tutorial untuk konfigurasi MS Outlook dan Mozilla Thunderbird.
B. Menggunakan email berbasis web:
Anda dapat dengan mudah mengakses interface webmail dengan mengunjungi halaman : https://www.domainanda.com/webmail , dimana ‘domainanda’ adalah nama domain anda yang sebenarnya. Jika hal ini tidak berjalan, itu dapat terjadi karena ISP anda memblokir akses ke port non standard yang diakses melalui koneksi SSL. Dalam kasus ini, dianjurkan untuk menggunakan : https://webmail.namaserver.com, dimana ‘namaserver’ adalah nama server anda yang sebenarnya.
Jika anda login ke webmail anda melakui ikon Webmail dari halaman cPanel, anda akan login dengan default akun email sistem anda. Dengan kata lain bukan email akun yang anda buat. Dianjurkan untuk tidak menggunakan default akun email, karena kebanyakan email yang dikirimkan dari sistem akan masuk ke dalam folder junk.
Untuk menggunakan email anda, anda harus membuat akun email baru dengan username yang sama atau berbeda.
Untuk login ke salah satu akun email anda dari cPanel, anda harus ke halaman Email Account dan klik Access webmail pada dropdown menu akun email yang ingin anda akses. Kemudian, anda harus memasukkan password yang sesuai untuk login webmail.
1.prosedur membuat email berbasis pop 3:
Buka Ms. Outlook 2007
Masuk ke control panel > user accounts and family safety > Mail
Setelah muncul tampilan Mail setup pilih add.. kemudian tulis nama profil anda,klik OK.
Kemudian isilah sesuai dengan informasi email anda
Selanjutnya Outlook secara otomatis akan melakukan konfigurasi ke server.
Jangan panik dulu bila muncul pesan Error. Hal ini biasanya muncul karena Outlook sedang mencari pada koneksi yang encrypted. Cukup klik Next saja.
Selesai ! Konfigurasi anda telah berhasil dan kini Outlook sudah siap digunakan.
2Mengenal email berbasis pop 3:
Dalam mengenai e-mail POP3, namun ada baiknya jika kita mengetahui secara umum dari ketiga e-mail tersebut terlebih dahulu.
1. E-mail berbasis web
E-mail berbasis web merupakan jenis e-mail yang memanfaatkan layanan e-mail gratis seperti Gmail dan Yahoo. Untuk menggunakan e-mail jenis ini, pengguna harus selalu dalam keadaan online, yang berarti harus login terlebih dahulu ke layanan e-mail gratis tersebut.
2. E-mail forwarding
E-mail forwarding dapat dianggap sebagai jenis e-mail perantara, dimana jenis e-mail ini berfungsi untuk meneruskan e-mail yang masuk ke account e-mail kita yang lainnya secara otomatis, namun membutuhkan waktu yang sangat lama.
3. E-mail berbasis POP3
E-mail jenis ini menggunakan fasilitas yang disediakan oleh layanan POP atau Post Office Protocol, dimana untuk menggunakan jenis e-mail ini pengguna tidak harus selalu dalam keadaan online. Tetapi sebelumnya pengguna harus mendaftarkan diri terlebih dahulu ke sebuah mail client, seperti Microsoft Outlook, Outlook Express dan lain-lain. Mail client tersebut nantinya akan bertugas dalam penerimaan e-mail yang masuk ke account mail kita dan menyimpan seluruh e-mail ke dalam komputer kita, tanpa harus selalu terhubung internet.
Bagaimana mekanisme pengiriman dan penerimaan e-mail berbasis pop3?
Seperti yang telah dijelaskan di atas, e-mail pop3 memanfaatkan layanan POP dalam hal penerimaan e-mail, yakni dengan menggunakan mail client yang berarti komputer server akan mengirimkan e-mail yang masuk ke komputer pengguna secara otomatis. Sedangkan untuk pengiriman e-mail, layanan POP bekerja sama dengan layanan SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) untuk mengirimkan e-mail dari komputer pengguna menuju komputer server dan secara otomatis akan mengirimkannya ke komputer tujuan.
Dalam menggunakan suatu layanan, pastilah terdapat kelebihan dan kekurangan.
C. Microsoft office outlook:
Microsoft Outlook atau Microsoft Office Outlook adalah sebuah program personal information manager dari Microsoft, dan bagian dari suite Microsoft Office . Walaupun biasanya hanya digunakan untuk mengirim dan membaca surat-e, program ini juga memiliki fungsi kalender, jadwal kerja, catatan, dan jurnal. Bila digunakan bersama dengan Microsoft Exchange Server, Outlook dapat menyediakan akses kotak surat, kalender, dan jadwal bersama.
1.cara membuka:
Buka halaman masuk Outlook.com, lalu pilih Masuk.
Masukkan alamat email atau nomor telepon Anda, kemudian pilih Berikutnya.
Pada halaman berikutnya, masukkan kata sandi, lalu pilih Masuk.
2.cara mengirim email:
Login ke akun gmail anda.
Lalu klik Compose atau Tulis.
Akan terbuka sebuah form dipojok kanan web browser, kemudian isikan alamat emailpenerima pada To/kepada, Subjek/Judul lalu isi email tersbut.
Untuk mengirim, klik tombol Send.
3.langakah menutup:
Untuk menutup akun email Outlook.com secara permanen, Akun Microsoft harus ditutup. Jika Akun Microsoft ditutup, email dan kontak akan dihapus dari server dan tidak dapat dipulihkan. Jika Anda menggunakan Akun Microsoft dengan Xbox, Skype, OneDrive, atau layanan Microsoft lainnya, layanan tersebut tidak akan dapat diakses lagi.
Jika ingin memulai dari awal, Anda dapat membuat akun baru tanpa menutup akun lama. Tindakan ini akan memberikan alamat Dari, kotak masuk, serta alamat email Outlook.com baru, dan Anda tidak akan kehilangan akses ke email dan kontak yang ada.
Jika ingin menggunakan alamat email baru dengan akun Outlook.com yang sudah ada, Anda dapat menambahkan alamat email ke akun Outlook.com. Langkah ini akan memberikan alamat email tambahan dengan kotak masuk, daftar kontak, dan pengaturan akun yang sama dengan alamat email utama.
Jika hanya memerlukan nama baru untuk dihubungkan dengan akun, Anda dapat mengubah nama atau foto profil.
Jika akun Anda diretas dan Anda ingin memulihkannya, lihat Akun Outlook.com saya telah diretas.
Ilustrasi ISP
